Koszty gabinetu fizjoterapii – co można zaliczyć do kosztów podatkowych?

Zastanawiasz się, jakie koszty gabinetu fizjoterapii możesz ująć w swoim rozliczeniu z fiskusem? Prowadzisz własny gabinet fizjoterapii? A może świadczysz usługi jako fizjoterapeuta na kontrakcie B2B lub dojeżdżasz do pacjentów? Niezależnie od tego, w jaki sposób pracujesz, ponosisz wydatki związane z wykonywaniem zawodu. Kupujesz sprzęt, opłacasz szkolenia, ubezpieczenie, telefon, samochód czy wynajem gabinetu.

Pojawia się więc pytanie: które z tych wydatków możesz zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów i dzięki temu zapłacić niższy podatek?

Jeśli rozliczasz działalność według skali podatkowej lub podatkiem liniowym, możesz co do zasady uwzględniać wydatki związane z uzyskiwaniem przychodów, o ile spełniają warunki przewidziane w przepisach. Natomiast jeżeli jesteś na ryczałcie, nie pomniejszasz przychodu o zwykłe koszty prowadzenia działalności.

W tym poradniku wyjaśniamy:

Co fizjoterapeuta może zaliczyć do kosztów działalności?

Koszty uzyskania przychodów to wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów albo zachowania lub zabezpieczenia ich źródła, z wyjątkiem wydatków wyłączonych przez przepisy podatkowe.

Taką zasadę określa art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W praktyce oznacza to, że wydatek powinien:

Nie każdy zakup dokonany na firmę automatycznie staje się kosztem podatkowym.

Zobacz przykład: 

Kupujesz stół terapeutyczny, którego używasz podczas wizyt pacjentów. Wydatek ma wyraźny związek z działalnością. Jeżeli jednak kupisz sprzęt sportowy wykorzystywany wyłącznie do prywatnych treningów, samo wystawienie faktury na firmę nie wystarczy, aby uznać zakup za koszt podatkowy.

Czy fizjoterapeuta na ryczałcie może odliczać koszty?

Uwaga: to jedno z najważniejszych rozróżnień.

Jeżeli rozliczasz się ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych, podatek obliczasz od przychodu, a nie od dochodu. Oznacza to, że nie pomniejszasz przychodu o wydatki takie jak zakup sprzętu, wynajem gabinetu czy opłaty za szkolenia.

Inaczej wygląda sytuacja fizjoterapeuty rozliczającego się według skali podatkowej albo podatkiem liniowym. W tych przypadkach koszty uzyskania przychodów mogą obniżać dochód stanowiący podstawę opodatkowania.

Nie oznacza to jednak, że ryczałt zawsze jest mniej opłacalny. Wszystko zależy od wysokości przychodów, ponoszonych kosztów, właściwej stawki podatku i składki zdrowotnej.

Dlatego przed wyborem formy opodatkowania warto skonsultować się ze swoją doświadczoną księgową.

Sprzęt i wyposażenie gabinetu fizjoterapii

Oczywiste jest, że sprzęt terapeutyczny to jedna z najbardziej charakterystycznych kategorii wydatków ponoszonych przez fizjoterapeutów.

Czy zatem zakup sprzętu rehabilitacyjnego jest kosztem podatkowym?

Co do zasady tak. Ale uważaj, bo chodzi tu o sprzęt wykorzystywany w działalności gospodarczej i jeśli spełnione są pozostałe warunki podatkowe.

Mogą to być na przykład:

Sposób rozliczenia zależy między innymi od wartości sprzętu, przewidywanego okresu użytkowania i tego, czy stanowi on środek trwały.

Przy droższych urządzeniach może być konieczne rozliczanie wydatku poprzez odpisy amortyzacyjne. W określonych przypadkach przepisy pozwalają również na jednorazowe rozliczenie.

Laptop, telefon i oprogramowanie dla fizjoterapeuty

Współczesny fizjoterapeuta potrzebuje nie tylko sprzętu do terapii.

Komputer, tablet czy telefon mogą służyć do prowadzenia dokumentacji, umawiania wizyt, komunikowania się z pacjentami, wystawiania faktur i zarządzania gabinetem.

Podobnie jest z abonamentami za programy do rezerwacji wizyt, prowadzenia dokumentacji medycznej czy księgowości.

Takie wydatki mogą być kosztami podatkowymi, jeżeli mają odpowiedni związek z działalnością.

Jeśli urządzenie jest wykorzystywane również prywatnie, należy ustalić, w jakiej części wydatek rzeczywiście dotyczy firmy.

Wynajem i utrzymanie gabinetu fizjoterapii

Prowadzenie własnego gabinetu wiąże się ze stałymi wydatkami. Dla wielu fizjoterapeutów to jedna z największych pozycji w miesięcznym budżecie.

Czy czynsz za wynajem gabinetu jest kosztem?

Tak. Jeżeli wynajmujesz lokal na potrzeby prowadzenia działalności fizjoterapeutycznej, czynsz co do zasady może stanowić koszt uzyskania przychodów.

Podobnie mogą być rozliczane wydatki związane z utrzymaniem lokalu, takie jak:

Oczywiście wydatki muszą pozostawać w związku z działalnością i być prawidłowo udokumentowane.

Gabinet fizjoterapii we własnym mieszkaniu

Nie każdy fizjoterapeuta wynajmuje osobny lokal. Niektórzy przyjmują pacjentów w części własnego mieszkania lub domu. W takiej sytuacji możliwe jest rozliczanie odpowiedniej części wydatków związanych z wykorzystywaniem nieruchomości do działalności. Może to dotyczyć na przykład energii elektrycznej, ogrzewania czy internetu.

Trzeba jednak ustalić racjonalną metodę podziału kosztów pomiędzy cele prywatne i zawodowe. Nie zawsze wystarczy prosty podział według powierzchni.

Szczególnej analizy wymagają wydatki związane z remontem, wyposażeniem i ewentualnym zaliczeniem nieruchomości do majątku firmowego.

Szkolenia i kursy fizjoterapeuty w kosztach działalności

Fizjoterapia jest zawodem wymagającym nieustannego doskonalenia umiejętności. Z pewnością to wiesz i dobrze rozumiesz potrzebę nieustanego podnoszenia kwalifikacji.

Kursy terapii manualnej, szkolenia z diagnostyki funkcjonalnej, warsztaty specjalistyczne czy konferencje zawodowe mogą wiązać się ze znacznymi wydatkami.

Czy fizjoterapeuta może odliczyć koszt szkolenia?

Co do zasady jest to możliwe, jeżeli szkolenie pozostaje w związku z prowadzoną działalnością i służy zdobywaniu lub rozwijaniu kompetencji potrzebnych do świadczenia usług.

Przykładowo fizjoterapeuta zajmujący się rehabilitacją sportową może uczestniczyć w kursie dotyczącym diagnostyki i terapii urazów sportowych. Związek takiego szkolenia z działalnością jest stosunkowo łatwy do wykazania.

Inaczej może być w przypadku kursu dotyczącego zupełnie niezwiązanej dziedziny, który służy wyłącznie prywatnym zainteresowaniom.

Każdy przypadek wymaga więc indywidualnej oceny. Jeśli chcesz wiedzieć więcej to zajrzyj do naszego artykułu pt.: Szkolenia i kursy fizjoterapeuty – czy można zaliczyć je do kosztów podatkowych ↗️

Czy można rozliczyć nocleg i dojazd na szkolenie?

Jeżeli udział w szkoleniu ma uzasadniony związek z działalnością, również niezbędne wydatki związane z wyjazdem mogą stanowić koszty podatkowe. Mogą to być między innymi bilety kolejowe, noclegi czy przejazdy.

Ważne, aby wydatki były odpowiednio udokumentowane i rzeczywiście związane z udziałem w szkoleniu, a nie z prywatnym wypoczynkiem.

Literatura fachowa i studia podyplomowe

Zakup książek medycznych, specjalistycznych publikacji czy dostępu do fachowych baz wiedzy również może stanowić koszt działalności fizjoterapeutycznej.

Podobnie może być ze studiami podyplomowymi. W ich przypadku szczególnie istotne jest wykazanie związku programu kształcenia z wykonywanymi usługami.

Składki na KIF i ubezpieczenie OC fizjoterapeuty

Wykonywanie zawodu fizjoterapeuty wiąże się z określonymi obowiązkami zawodowymi.

Czy składki na Krajową Izbę Fizjoterapeutów są kosztem?

Obowiązkowe składki członkowskie opłacane na rzecz Krajowej Izby Fizjoterapeutów mogą stanowić koszt podatkowy w działalności fizjoterapeutycznej, jeżeli spełnione są odpowiednie warunki.

Istotne jest przy tym prawidłowe udokumentowanie wpłat. Nie każdy koszt musi być potwierdzony fakturą VAT.

Szczegółowy sposób rozliczania składek warto omówić z księgową, ale już teraz możesz zapoznać się ze szczegółami rozliczenia składki na KIF w kosztach działalności fizjoterapeuty w naszym artykule ↗️

Ubezpieczenie OC fizjoterapeuty

Ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej związane z wykonywaniem zawodu chroni przed finansowymi skutkami określonych roszczeń związanych z działalnością.

Składki na takie ubezpieczenie mogą być zaliczane do kosztów podatkowych, jeżeli polisa dotyczy prowadzonej działalności.

Dotyczy to zarówno odpowiednich ubezpieczeń obowiązkowych, jak i dobrowolnych polis związanych z ryzykiem zawodowym.

Samochód fizjoterapeuty – jakie wydatki można rozliczać?

Samochód jest szczególnie ważny dla fizjoterapeutów mobilnych, którzy dojeżdżają do domów pacjentów, klubów sportowych czy placówek medycznych.

Wydatki związane z samochodem mogą obejmować paliwo, serwis, naprawy, ubezpieczenie, parkingi i inne opłaty eksploatacyjne.

Nie zawsze jednak można rozliczyć je w całości.

Samochód prywatny wykorzystywany w działalności

Jeżeli wykorzystujesz własny samochód osobowy, który nie stanowi składnika majątku firmowego, przepisy przewidują możliwość zaliczania do kosztów podatkowych zasadniczo 20% określonych wydatków związanych z jego używaniem, pod warunkiem wykorzystywania go również do działalności.

Samochód firmowy wykorzystywany również prywatnie

W przypadku samochodu osobowego stanowiącego składnik majątku firmowego i wykorzystywanego także prywatnie zasadniczo 75% wydatków eksploatacyjnych może stanowić koszt podatkowy.

Odrębne zasady obowiązują między innymi przy amortyzacji, leasingu i niektórych wydatkach na ubezpieczenie.

Od 2026 roku limity dotyczące wartości samochodów uwzględnianej przy amortyzacji i rozliczaniu leasingu są zróżnicowane między innymi według rodzaju napędu i emisji CO₂.

Dlatego przed zakupem lub leasingiem samochodu warto przeanalizować ze swoją księgową jego skutki podatkowe.

Odzież robocza fizjoterapeuty – czy można ją odliczyć?

Podczas pracy fizjoterapeuci często noszą specjalistyczną odzież medyczną lub roboczą.

Wydatki na odzież przeznaczoną do wykonywania obowiązków zawodowych mogą stanowić koszty podatkowe, szczególnie jeżeli jej charakter i sposób wykorzystania wskazują na przeznaczenie zawodowe.

Więcej wątpliwości może pojawić się przy zwykłych koszulkach, spodniach sportowych czy obuwiu, które równie dobrze mogą służyć do codziennego użytku prywatnego.

Samo używanie takich rzeczy w gabinecie nie przesądza jeszcze o możliwości zaliczenia wydatku do kosztów.

Warto więc odróżniać odzież typowo zawodową od zwykłej odzieży osobistej.

Reklama, strona internetowa i oprogramowanie gabinetu

Prowadzenie gabinetu fizjoterapii to również pozyskiwanie pacjentów i organizowanie pracy.

Z działalnością mogą być związane wydatki na:

Takie wydatki mogą stanowić koszty uzyskania przychodów, o ile są gospodarczo uzasadnione i odpowiednio udokumentowane.

W przypadku usług kupowanych od zagranicznych dostawców, na przykład niektórych narzędzi internetowych, trzeba dodatkowo sprawdzić obowiązki związane z rozliczeniem VAT od importu usług.

Jak dokumentować koszty gabinetu fizjoterapii?

Aby prawidłowo rozliczyć wydatek, nie wystarczy, że jest on przydatny w pracy fizjoterapeuty. Trzeba również zadbać o jego właściwe udokumentowanie.

W zależności od rodzaju wydatku podstawą księgowania mogą być między innymi:

W przypadku niektórych wydatków potrzebne są dodatkowe informacje pozwalające wykazać ich związek z działalnością.

Przykładowo przy szkoleniu warto zachować program kursu, a przy zakupie sprzętu dokumenty potwierdzające jego przeznaczenie i sposób użytkowania.

Nie należy zakładać, że samo potwierdzenie przelewu zawsze wystarczy do ujęcia wydatku w księgach.

Jakich wydatków fizjoterapeuta nie może zaliczyć do kosztów?

Największe wątpliwości dotyczą wydatków, które mają zarówno charakter zawodowy, jak i prywatny.

Przykładowo problematyczne mogą być:

Niektóre wydatki są też wyłączone z kosztów na podstawie szczególnych przepisów.

Dlatego każdorazowo trzeba ocenić charakter wydatku, sposób jego wykorzystania oraz obowiązujące ograniczenia podatkowe.

Koszty gabinetu fizjoterapii – najczęściej zadawane pytania

Czy fizjoterapeuta może odliczyć zakup stołu rehabilitacyjnego?

Tak, jeżeli stół jest wykorzystywany w działalności i spełnione są warunki uznania wydatku za koszt podatkowy. Sposób rozliczenia zależy między innymi od wartości i przewidywanego okresu użytkowania.

Czy fizjoterapeuta na ryczałcie może odliczyć zakup sprzętu?

Nie może pomniejszyć przychodu opodatkowanego ryczałtem o zwykły koszt zakupu sprzętu. Ryczałt jest podatkiem od przychodów, a nie od dochodu.

Czy szkolenie z terapii manualnej jest kosztem podatkowym?

Może nim być, jeżeli szkolenie ma uzasadniony związek z prowadzoną działalnością i służy wykonywaniu lub rozwijaniu świadczonych usług.

Czy fizjoterapeuta może odliczyć paliwo?

Tak, w zakresie i na zasadach wynikających z przepisów podatkowych. Sposób rozliczenia zależy między innymi od tego, czy samochód jest prywatny, firmowy oraz czy jest wykorzystywany także do celów osobistych.

Czy składki na KIF można rozliczyć bez faktury?

Tak, w odpowiednich przypadkach składki mogą być dokumentowane innymi dowodami księgowymi. Konieczne jest jednak spełnienie wymogów dotyczących dokumentowania wydatków.

Czy koszty gabinetu obniżają podatek dochodowy?

Mogą obniżać dochód do opodatkowania, jeżeli fizjoterapeuta rozlicza działalność na skali podatkowej lub podatkiem liniowym. Na ryczałcie zwykłe koszty działalności nie pomniejszają podstawy opodatkowania.

Powodzenia!

Autorzy:
Zespół Księgowości w Gabinecie Fizjoterapeuty 👐

Obrazek w poście pochodzi z Unsplash

Księgowość dla fizjoterapeutów – zadbaj o prawidłowe rozliczenia

Prowadzenie gabinetu fizjoterapii wymaga nie tylko wiedzy medycznej, ale również znajomości przepisów podatkowych.

Niektóre wydatki można rozliczyć stosunkowo łatwo. Inne wymagają dokładniejszej analizy, szczególnie gdy mają charakter mieszany, dotyczą drogiego sprzętu lub wiążą się z różnymi sposobami wykorzystywania majątku.

W KWGF – Księgowość dla Fizjoterapeutów specjalizujemy się w obsłudze księgowej osób wykonujących ten zawód.

Pomagamy fizjoterapeutom prawidłowo rozliczać działalność, analizować koszty i wybierać rozwiązania podatkowe odpowiednie do ich sytuacji.

Szukasz księgowości, która rozumie specyfikę pracy fizjoterapeuty?

Poznaj ofertę KWGF – Księgowość dla Fizjoterapeutów